Bukan daftar fitur yang panjang. Hal-hal inilah yang paling sering membuat petugas desa berpindah dari cara lama — dan semuanya sudah berjalan di aplikasinya sekarang.
Kades tanda tangan surat dari mana saja, dan suratnya sah
Surat desa ditandatangani langsung di dalam aplikasi memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi dari Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) BSSN — badan resmi pemerintah yang menerbitkan sertifikat elektronik untuk instansi negara.
Kades tidak perlu mengunduh berkasnya, membukanya di aplikasi lain, lalu mengunggahnya kembali. Surat yang sudah disiapkan operator muncul di daftar tunggu tanda tangan; kades membuka, memeriksa, menandatangani — dari kantor desa, dari rumah, atau dari ruang tunggu rapat di kabupaten. Beberapa surat bisa ditandatangani sekaligus dalam satu kali.
Hasilnya dokumen bertanda tangan elektronik yang keasliannya dapat diperiksa siapa pun, lengkap dengan jejak waktu penandatanganan. Berlaku untuk seluruh jenis surat desa, bukan satu jenis percontohan. Pelayanan desa tidak lagi berhenti karena kadesnya sedang tidak di tempat.
Penggunaannya perlu dikoordinasikan lebih dulu dengan Dinas Komunikasi dan Informatika kabupaten/kota, karena perjanjian kerja sama dengan BSrE dipegang pemerintah daerah. Kami menyiapkan surat permohonannya dan mendampingi prosesnya — unduh contoh suratnya (bentuk permohonan berbeda menurut kabupaten; telepon dulu dinasnya).
Surat dan data penduduk jadi satu, tidak diketik dua kali
Di kebanyakan sistem, petugas mengetik dua kali: sekali untuk mencetak suratnya, sekali lagi untuk memperbarui data penduduk. Yang kedua itu yang selalu terlewat — dan itulah sebabnya data penduduk di banyak desa tidak pernah cocok dengan keadaan sebenarnya.
Di sini surat lahir dari peristiwanya. Petugas memasukkan data kelahiran, surat keterangan kelahiran terbit sendiri, dan bayinya langsung tercatat di data penduduk. Begitu juga kematian, pindah datang, dan pindah keluar — datanya bergerak mengikuti suratnya.
Akibatnya data penduduk desa tetap benar tanpa ada yang perlu merapikannya belakangan.
Permintaan data mendadak, selesai sebelum kopi dingin
Kecamatan atau dinas minta data tertentu sore ini, harus jadi besok pagi. Biasanya itu berarti semalaman menghitung manual di spreadsheet, dan hasilnya masih was-was.
Di sini data penduduk bisa disaring memakai gabungan syarat apa pun yang ada di datanya: umur antara 10 sampai 50, perempuan, berstatus janda — lalu ditambah syarat lain lagi, sebanyak yang dibutuhkan. Bukan pilihan laporan yang sudah disediakan, tapi saringan yang Anda susun sendiri saat itu juga.
Mau data balita untuk posyandu, lansia untuk bantuan, anak usia sekolah, calon pemilih per dapil, atau kelompok yang belum pernah terpikir sebelumnya — semuanya dari satu tempat, dan langsung diunduh sebagai berkas Excel untuk dikirim ke yang meminta.
Tanah desa akhirnya punya angka, bukan cuma ingatan
Tanah kas desa, bengkok, makam, lapangan, jalan, saluran — hampir di semua desa batasnya cuma diingat orang-orang tua dan dicatat sebagai “kurang lebih sekian”. Begitu ada yang menggeser patok atau mempersoalkan batas setelah orang yang tahu sudah tidak ada, desa tidak punya apa pun untuk dipegang.
Di sini perangkat desa menggambar sendiri bidang tanahnya di atas peta, titik demi titik mengikuti batas yang sebenarnya. Luas dan kelilingnya dihitung otomatis begitu gambarnya ditutup — tidak perlu memanggil siapa pun.
Tiap bidang diberi nama dan dikelompokkan menurut jenisnya: tanah kas desa, bengkok tiap perangkat, fasilitas umum, makam, aset yang disewakan. Yang selama ini jadi ingatan lisan berubah jadi catatan yang bertanggal, punya luas, dan bisa dibuka lagi kapan pun.
Luasnya perkiraan dari gambar di peta, untuk pencatatan dan pengelolaan aset desa — bukan pengganti pengukuran juru ukur bersertifikat.