Panduan Buku Kos

Buku Kos menggantikan buku catatan kos dan kontrakan. Catat kamar dan penghuninya, lalu tagihan sewa dibuat otomatis tiap jatuh tempo. Siapa yang telat langsung kelihatan. Tagih lewat WhatsApp, terima bayaran, lalu kirim atau cetak kuitansinya. Semua tersimpan di HP, tanpa akun.

Mulai pertama kali

1. Saat pertama dibuka muncul halaman Persiapan awal. Isi nama kos, alamat, nomor WA pemilik, dan cara bayar (misalnya nomor rekening). Isian ini muncul di kuitansi dan pesan tagihan, dan boleh dilewati dulu.
2. Di Beranda ada kartu Langkah awal dengan tiga langkah: Isi data kos, Tambah kamar, dan Isi penghuni. Ketuk langkahnya untuk langsung ke tempatnya. Langkah yang sudah dikerjakan tercentang sendiri.
3. Kos baru yang belum ada penghuninya? Tekan Belum ada penghuni? Lewati dulu. Beranda langsung menampilkan daftar kamar kosong.

Kamar

• Tab Kamar berisi semua kamar dengan penghuni dan keadaan bayarnya. Kamar bisa dicari lewat nama kamar atau nama penghuni. Tekan + di kiri bawah untuk menambah kamar.
• Bayar tiap: pilih Bulan, 3 bln, 6 bln, atau Tahun. Sewa yang diisi adalah sewa per jangka itu, misalnya Rp 6.000.000 per 6 bulan. Jangka bayarnya tampil di daftar kamar.
• Diisi berapa orang: kamar yang bisa diisi beberapa orang, masing-masing bayar sendiri. Contohnya: diisi 1 orang Rp 1.000.000, diisi 2 orang Rp 800.000 per orang. Kalau ada yang masuk atau keluar, sewa per orang ikut menyesuaikan mulai tanggal itu.
• Listrik / air: keterangan saja (termasuk sewa atau token sendiri) dan tidak dihitung.
• Punya lebih dari satu kos atau kontrakan? Tekan ikon toko di kanan atas tab Kamar untuk menambah lokasi. Di Beranda, Kamar, dan Laporan, pilih Semua atau satu lokasi di deret atas.
• Mengubah jangka bayar kamar yang sudah berpenghuni tidak mengubah tagihan yang sudah jatuh tempo atau sudah dibayar. Tagihan berikutnya ikut jangka dan sewa yang baru.

Penghuni

• Buka kamar, lalu tekan Isi penghuni. Isiannya ada di halaman sendiri: nama, nomor WhatsApp, tanggal masuk, sewa, biaya tambahan, deposit, catatan, dan foto KTP (opsional).
• Tanggal masuk = tanggal jatuh tempo. Masuk tanggal 5, bayar tiap tanggal 5. Untuk kamar 6 bulanan, tagihan berikutnya jatuh 6 bulan kemudian di tanggal yang sama.
• Biaya tambahan per bulan, misalnya kulkas, parkir motor, atau laundry. Boleh lebih dari satu. Di kamar 6 bulanan atau tahunan, biaya ini ditagih dikali jumlah bulannya.
• Kalau penghuni pindah, tekan Keluar kos dan isi tanggal keluar serta deposit yang dikembalikan. Tagihan sesudah tanggal keluar yang belum dibayar dibuang. Utang yang tersisa tetap tercatat di Penghuni sebelumnya.
• Di Penghuni sebelumnya juga ada Hapus data pribadi untuk menghapus foto KTP, nomor WA, dan catatan. Nama dan riwayat bayarnya tetap untuk pembukuan.

Tagih & terima bayaran

• Tagih WA membuka WhatsApp dengan pesan tagihan yang sudah tersusun: periode, jumlah, denda kalau ada, dan cara bayar. Periksa dulu pesannya, lalu kirim sendiri.
• Terima bayaran mengisi jumlah yang sudah jatuh tempo secara otomatis.
• Bayar di muka: tekan + untuk menambah satu bulan, 6 bulan, atau satu tahun, sesuai jangka kamar. Tulisan hijau Lunas sampai … menunjukkan sampai kapan sudah terbayar.
• Bayar sebagian (dicicil): ketik sendiri jumlahnya. Uang dipakai melunasi tagihan tertua dulu, dan sisanya tetap tampil di Beranda sampai lunas.
• Sesudah disimpan, kuitansi langsung tampil. Pilih Kirim ke WhatsApp (berupa gambar) atau Cetak kuitansi. Pembayaran yang salah catat bisa dibatalkan lewat Batalkan pembayaran ini di kuitansinya.

Beranda

• Belum dibayar: total yang harus ditagih, uang masuk bulan ini, dan jumlah kamar terisi.
• Menunggak dan Jatuh tempo, dikelompokkan per kos, masing-masing dengan tombol Tagih dan Terima. Kos yang tidak ada tunggakan tidak dimunculkan. Kalau semua lunas, tampil Bisnis lancar, tidak ada tunggakan.
• Kamar kosong per kos. Kalau semua kamar terisi, tampil ajakan menambah kamar baru.

Laporan

• Per bulan, geser dengan panah. Isinya:
  • pemasukan;
  • tagihan yang jatuh tempo bulan itu, berapa yang sudah dan belum dibayar;
  • tunggakan sampai hari ini;
  • kamar terisi;
  • grafik pemasukan 12 bulan.
• Cetak rekap ke printer, atau Kirim rekap sebagai teks WhatsApp.
• Ikon tabel di kanan atas menyimpan laporan ke Excel.
• Daftar kuitansi bulan itu bisa dicari lewat nama, kamar, atau nomor kuitansi.

Setelan

• Kos dan Pembayaran & pesan tagihan: nama, alamat, cara bayar, penutup pesan, dan catatan di bawah kuitansi.
• Denda telat (bawaannya mati):
  • per hari telat atau sekali saja;
  • masa tenggang;
  • batas denda per tagihan.
  Denda satu tagihan bisa dihapus dari rincian tagihannya.
• Pengingat: notifikasi tiap pagi (pilih jam 06.00 sampai 10.00) berisi siapa yang jatuh tempo dan menunggak. Atur juga berapa hari sebelum jatuh tempo penghuni mulai tampil (Hari H sampai H-7).
• Printer kuitansi: pasangkan printer termal Bluetooth 58 mm lewat Setelan Bluetooth HP dulu, lalu Pilih printer.
• Mata uang, Bahasa (Indonesia atau English), dan Data & cadangan.

Tips

• Cadangkan rutin: Setelan → Data & cadangan → Cadangkan & bagikan, lalu kirim ke WA sendiri atau Drive. Kalau ganti HP, pakai Pulihkan dari cadangan. Foto KTP tidak ikut cadangan.
• Isi nomor WA penghuni supaya tombol Tagih WA langsung ke nomornya. Tanpa nomor, pilih kontaknya di WhatsApp.
• Tagihan yang jatuh tempo beberapa hari lagi sudah tampil di Beranda. Atur berapa harinya di Setelan → Pengingat.
• Isi Cara bayar dengan rekening atau e-wallet supaya penghuni tahu ke mana harus transfer.

Kebijakan privasi.

Buku Kos guide (English)

Buku Kos replaces the paper ledger for boarding houses and rentals. Add rooms and tenants, and rent bills are created automatically on each due date. You can see at a glance who is late. Remind tenants via WhatsApp, take payments, then send or print the receipt. Everything stays on the phone, no account.

Getting started

• On first launch, Quick setup asks for your place's name, address, WhatsApp number and payment details. These appear on receipts and reminders, and you can skip them.
• Home shows a Getting started card with three steps: set up your place, add rooms, add tenants. Tap a step to go straight there; finished steps tick themselves.
• New place with no tenants yet? Tap No tenants yet? Skip for now.

Rooms

• Paid every: Month, 3 months, 6 months or Year. The rent you enter is per that period.
• Room for: a room shared by several people who each pay. For example, 1 person pays 1,000,000 and 2 people pay 800,000 each. The rent per person adjusts when someone moves in or out.
• More than one place? Add locations with the shop icon on the Rooms tab, then pick All or one location at the top.

Tenants

• The move-in date is the due date. A 6-monthly room bills again 6 months later, on the same day.
• Monthly extra charges (fridge, parking…) are multiplied by the period length.
• Move out records the date and the deposit returned. Previous tenants keep their history. Delete personal data removes their ID photo, WhatsApp number and notes.

Reminders & payments

• Remind opens WhatsApp with the bill written out; check it and send it yourself.
• Receive fills in what is due. + adds one period ahead (prepay); type a smaller amount for a partial payment.
• After saving, send the receipt image via WhatsApp or print it. A payment recorded by mistake can be cancelled from its receipt.

Home, reports and settings

• Home: amount still to collect; late and due-soon tenants grouped per place; vacant rooms.
• Reports per month:
  • income;
  • bills due and what has been paid;
  • arrears to date;
  • a 12-month chart.
  You can print or send the summary, or export it to Excel.
• Settings:
  • late fee (off by default; per day or once, grace period, maximum per bill);
  • morning reminder (06:00 to 10:00);
  • 58 mm Bluetooth printer;
  • currency and language;
  • backup and restore.

Privacy policy.