Artikel & panduan desa

Cara Membuat PPID Desa: Panduan Lengkap, Dasar Hukum, dan Contoh SK Penunjukan

Surat dari kecamatan atau inspektorat itu biasanya pendek: "Desa diminta segera membentuk PPID." Titik. Tidak ada penjelasan harus mulai dari mana, siapa yang ditunjuk, dan dokumen apa yang perlu dibuat. Perangkat desa pun bingung, apalagi bila belum ada yang terbiasa mengurus keterbukaan informasi.

Kabar baiknya: membuat PPID Desa tidak serumit yang dibayangkan. Intinya tiga hal — satu Surat Keputusan Kepala Desa, satu daftar informasi, dan satu tempat memajang informasi itu (biasanya website desa). Artikel ini memandu Anda langkah demi langkah, lengkap dengan dasar hukum yang benar dan contoh kerangka SK yang bisa langsung diadaptasi.

Apa Itu PPID Desa?

PPID adalah singkatan dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Menurut Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 Pasal 1, PPID Desa adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi Publik Desa.

Bahasa sederhananya: PPID Desa adalah orang yang ditugaskan mengurus informasi desa — menyimpan dan merapikan dokumen, mengumumkan yang perlu diumumkan, dan melayani warga yang meminta informasi seperti rincian APB Desa atau laporan realisasi dana desa.

PPID bukan jabatan baru dan bukan pegawai tambahan. Ia adalah tugas tambahan yang dilekatkan pada perangkat desa yang sudah ada, melalui Surat Keputusan Kepala Desa.

Apakah PPID Desa Wajib atau Sekadar Dianjurkan?

Ini pertanyaan yang paling sering muncul. Jawabannya: wajib.

Alasannya berlapis:

1. UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 13 menyatakan setiap Badan Publik wajib menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.
2. PerKI Nomor 1 Tahun 2018 Pasal 1 angka 3 menegaskan bahwa Badan Publik Desa mencakup Pemerintah Desa, Badan Permusyawaratan Desa (BPD), BUM Desa, dan Badan Kerja Sama Antar Desa. Artinya, desa memang termasuk badan publik.
3. UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa memperkuatnya dari sisi lain: Pasal 24 menetapkan keterbukaan sebagai asas penyelenggaraan pemerintahan desa; Pasal 26 ayat (4) huruf p mewajibkan kepala desa memberikan informasi kepada masyarakat desa; Pasal 27 huruf d mewajibkan kepala desa menyebarkan informasi penyelenggaraan pemerintahan secara tertulis setiap akhir tahun anggaran; dan Pasal 68 ayat (1) menyatakan masyarakat desa berhak meminta dan mendapatkan informasi.

Yang sifatnya "boleh memilih" hanyalah siapa orangnya, bukan apakah perlu ada PPID-nya.

Satu catatan supaya tidak keliru: PerKI Nomor 1 Tahun 2021 adalah aturan umum untuk badan publik secara luas. Untuk desa, acuan khususnya tetap PerKI Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa (ditetapkan 31 Desember 2018). Jangan tertukar nomornya saat menyusun SK.

Siapa yang Ditunjuk Menjadi PPID Desa?

PerKI Nomor 1 Tahun 2018 Pasal 8 mengatur ini dengan sangat jelas:

• Ayat (2): Kepala Desa merupakan Atasan PPID Desa. Kepala desa tidak menjadi PPID-nya, tapi menjadi atasannya — ini penting, karena nanti dialah yang menangani keberatan dari warga.
• Ayat (3): Kepala Desa dapat menunjuk dan menetapkan Sekretaris Desa sebagai PPID Desa.
• Ayat (4): Jika Sekretaris Desa berhalangan, Kepala Desa dapat menunjuk perangkat desa lain.

Jadi susunan paling aman dan paling umum dipakai adalah:

Untuk desa kecil, dua orang sudah cukup: Sekdes sebagai PPID plus satu perangkat sebagai petugas layanan. Tidak perlu struktur besar.

Langkah-Langkah Membuat PPID Desa

1. Musyawarahkan di internal pemerintah desa. Tentukan siapa yang ditunjuk dan siapa yang mengurus website. Bila memungkinkan, angkat juga dalam Musyawarah Desa agar BPD dan warga tahu.

2. Terbitkan SK Kepala Desa tentang Penunjukan PPID Desa. Ini dokumen inti Anda. Kerangkanya ada di bawah.

3. Susun Daftar Informasi Publik Desa (DIP). DIP adalah daftar semua dokumen yang dikuasai desa beserta statusnya: terbuka atau dikecualikan. PerKI Nomor 1 Tahun 2018 Pasal 10 meminta pemutakhiran dilakukan paling sedikit satu bulan sekali.

4. Siapkan sarana pelayanan. Minimal meja layanan di balai desa, buku register permohonan, formulir permohonan, dan formulir keberatan. Anggarkan biayanya dalam APB Desa — Pasal 7 mewajibkan desa menganggarkan pembiayaan layanan informasi.

5. Bangun halaman PPID di website desa. Cara termudah memenuhi kewajiban pengumuman sekaligus bukti saat diperiksa.

6. Laporkan. Pasal 20 menyebut laporan layanan informasi disampaikan kepada Musyawarah Desa, Komisi Informasi, dan Pemerintah Daerah.

Contoh Kerangka SK Penunjukan PPID Desa

Silakan salin dan sesuaikan bagian dalam kurung siku. Formatnya mengikuti tata naskah Keputusan Kepala Desa pada umumnya.

``` KEPUTUSAN KEPALA DESA [NAMA DESA] KECAMATAN [NAMA KECAMATAN] KABUPATEN [NAMA KABUPATEN] NOMOR [.....] TAHUN [20XX]

TENTANG PENUNJUKAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DESA [NAMA DESA] TAHUN [20XX]

KEPALA DESA [NAMA DESA],

Menimbang: a. bahwa informasi publik merupakan hak setiap warga negara dan Pemerintah Desa merupakan badan publik yang wajib menyediakan serta melayani informasi publik; b. bahwa untuk menjamin terselenggaranya layanan informasi publik di Desa [Nama Desa] secara cepat, tepat, dan sederhana, perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Desa; c. bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala Desa tentang Penunjukan PPID Desa.

Mengingat:

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik;

1. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa;
2. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar

Layanan Informasi Publik Desa;

1. [Peraturan Daerah/Peraturan Bupati setempat, jika ada];
2. [Peraturan Desa tentang Keterbukaan Informasi Publik Desa,

jika sudah ada].

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

KESATU : Menunjuk dan menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Desa [Nama Desa] dengan susunan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KEDUA : Kepala Desa selaku Atasan PPID Desa bertugas menerima dan memutus keberatan atas layanan informasi publik desa.

KETIGA : PPID Desa sebagaimana dimaksud diktum KESATU bertugas: a. menyimpan dan mendokumentasikan informasi publik desa; b. menyusun dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik Desa; c. mengumumkan informasi yang wajib diumumkan secara berkala dan serta merta; d. melayani permohonan informasi publik desa; e. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; f. menyusun laporan layanan informasi publik desa.

KEEMPAT : Segala biaya yang timbul akibat ditetapkannya Keputusan ini dibebankan pada APB Desa [Nama Desa] Tahun Anggaran [20XX].

KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan diperbaiki sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : [Nama Desa] Pada tanggal : [.....]

KEPALA DESA [NAMA DESA],

[ N A M A ]

Tembusan: 1. Camat [.....]; 2. Ketua BPD; 3. Arsip. ```

Lampiran cukup berisi tabel susunan PPID: No, Nama, Jabatan dalam Pemerintah Desa, dan Kedudukan dalam PPID (Atasan PPID / PPID Desa / Petugas Layanan Informasi), ditandatangani Kepala Desa.

Informasi Apa Saja yang Wajib Disediakan?

PerKI Nomor 1 Tahun 2018 membagi informasi desa menjadi empat kelompok.

1. Wajib diumumkan secara berkala (Pasal 2). Paling sedikit: profil badan publik desa, matriks program/kegiatan yang sedang dijalankan, matriks program masuk desa, dokumen rencana pembangunan dan kerja pemerintah desa (RPJM Desa dan RKP Desa), Peraturan Desa tentang APB Desa tahun berjalan, laporan kinerja, laporan keuangan, daftar peraturan dan rancangan peraturan desa, serta informasi tentang hak warga memperoleh informasi publik desa. Pengumumannya paling lambat satu kali setahun — meski UU Nomor 14 Tahun 2008 Pasal 9 mematok minimal enam bulan sekali untuk badan publik umumnya, jadi lebih sering justru lebih baik.

2. Wajib diumumkan serta merta (Pasal 3). Informasi yang mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum: bencana alam, pencemaran lingkungan, wabah penyakit menular, keracunan makanan, kerusuhan, dan gangguan utilitas publik. Ini harus diumumkan segera, tanpa menunggu jadwal.

3. Wajib tersedia setiap saat (Pasal 4). Diberikan bila ada permohonan: DIP Desa, peraturan desa, profil desa dan perangkatnya, perjanjian dengan pihak ketiga, data inventaris desa, berita acara musyawarah desa, dokumen pemilihan kepala desa, informasi layanan publik, hingga dokumen BUM Desa.

4. Informasi yang dikecualikan (Pasal 5 dan Pasal 6). Mengacu pada Pasal 17 UU Nomor 14 Tahun 2008 — misalnya data pribadi warga, rahasia usaha, dan dokumen yang berkaitan dengan penegakan hukum. Penetapannya tidak boleh asal: harus lewat uji konsekuensi, dan dibahas dalam musyawarah desa.

Alur dan Tenggat Layanan Permohonan Informasi

Bagian ini sering terlewat, padahal paling berisiko bila diabaikan:

• Warga mengajukan permohonan, lisan atau tertulis. PPID mencatat nama, alamat, informasi yang diminta, dan format yang diinginkan.
• PPID Desa wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis paling lambat 10 hari kerja sejak permohonan diterima (Pasal 13).
• Bila perlu tambahan waktu, boleh diperpanjang paling lambat 7 hari kerja berikutnya dengan alasan tertulis.
• Jika pemohon tidak puas, ia dapat mengajukan keberatan kepada Kepala Desa selaku Atasan PPID paling lambat 30 hari kerja, dan Atasan PPID wajib menanggapi paling lambat 30 hari kerja (Pasal 14 dan Pasal 15).
• Jika masih tidak puas, sengketa dibawa ke Komisi Informasi Kabupaten/Kota paling lambat 14 hari kerja (Pasal 16).

Siapkan buku register agar tanggal masuk dan tanggal jawaban tercatat rapi. Inilah yang biasanya diminta saat pembinaan atau pemeriksaan.

Cara Menampilkan PPID di Website Desa

Website desa adalah cara paling murah dan paling mudah dibuktikan untuk memenuhi kewajiban pengumuman. PerKI Nomor 1 Tahun 2018 Pasal 19 bahkan menyebut desa dapat membangun Sistem Informasi Desa. Buat satu menu bernama PPID di navigasi utama, lalu isi dengan submenu berikut:

• Profil PPID — struktur, nama pejabat, scan SK Penunjukan
• Dasar Hukum — UU 14/2008, UU 6/2014, PerKI 1/2018, perdes terkait
• Daftar Informasi Publik (DIP) — dalam bentuk tabel
• Informasi Berkala — APB Desa, RPJM Desa, RKP Desa, laporan realisasi, LPPD
• Informasi Serta Merta — pengumuman bencana atau kondisi darurat
• Informasi Setiap Saat — daftar dokumen yang bisa dimohonkan
• Prosedur & Formulir — alur permohonan, formulir permohonan dan keberatan
• Laporan Layanan Informasi — rekap permohonan per tahun

Sebagai gambaran nyata, desakramat.id menempatkan menu PPID langsung di navigasi utama sebagai pusat dokumen desa — sederhana, tapi memenuhi unsur yang diminta.

Tiga hal yang sering membuat nilai kurang saat diperiksa: file diunggah berupa hasil foto yang tidak terbaca, halaman dibuat tapi kosong, dan dokumen tidak pernah diperbarui. Lebih baik sedikit dokumen tapi jelas dan terbaru.

Mulai dari Langkah yang Paling Kecil

Kalau semua ini terasa banyak, mulailah dari yang paling mudah: terbitkan SK-nya minggu ini, susun DIP-nya minggu depan, lalu unggah APB Desa dan RKP Desa ke website. Tiga langkah itu saja sudah menempatkan desa Anda jauh di depan desa yang masih menunda.

Untuk websitenya sendiri, banyak desa memilih tidak membangun dari nol. Layanan sistem informasi desa berlangganan tahunan — seperti Web Aplikasi Desa dari CV Kudus Cyber Indonesia — umumnya sudah menyertakan struktur menu PPID siap pakai beserta pengelola dokumennya, sehingga perangkat desa tinggal mengunggah SK dan dokumen APB Desa tanpa memikirkan urusan teknis; pendaftarannya pun dilakukan sendiri secara online. Apa pun pilihannya, yang terpenting kewajiban keterbukaan informasi desa Anda benar-benar terpenuhi — bukan sekadar ada SK di laci.

Sumber

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik — https://e-ppid.kemenkeu.go.id/api/Medias/8d36d678-0378-47d3-95be-0ae66745d562
2. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa (naskah lengkap PDF) — https://ppid.lampungprov.go.id/dokumen/1625209088140.pdf
3. Halaman resmi PerKI Nomor 1 Tahun 2018, JDIH Komisi Informasi Pusat — https://jdih.komisiinformasi.go.id/peraturan/peraturan-komisi-informasi-republik-indonesia-tentang-standar-layanan-informasi-publik-desa
4. Peraturan KIP Nomor 1 Tahun 2018, Portal Peraturan.go.id — https://peraturan.go.id/id/peraturan-ki-no-1-tahun-2018
5. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa — https://peraturan.bpk.go.id/details/38582/uu-no-6-tahun-2014
6. Komisi Informasi Provinsi Bali, "Penguatan PPID dalam Implementasi Keterbukaan Informasi Publik Desa" — https://ki.baliprov.go.id/penguatan-ppid-dalam-implementasi-keterbukaan-informasi-publik-desa/
7. Komisi Informasi Provinsi Bali, "Pemerintah Desa dalam Keterbukaan Informasi Publik" — https://ki.baliprov.go.id/pemerintah-desa-dalam-keterbukaan-informasi-publik/
8. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik — https://jdih.komisiinformasi.go.id/peraturan/peraturan-komisi-informasi-republik-indonesia-no1-tahun-2021-tentang-standar-layanan-informasi-publik
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 111 Tahun 2014 tentang Pedoman Teknis Peraturan di Desa — https://peraturan.go.id/id/permendagri-no-111-tahun-2014
10. Sosialisasi PerKI 1 Tahun 2018 tentang SLIP Desa, Pemkab Trenggalek — https://www.trenggalekkab.go.id/article/berita/sosialisasi-perki-1-tahun-2018-tentang-standar-layanan-informasi-publik-slip-desa
11. Contoh portal PPID desa — https://desakramat.id