Panduan aplikasi desa

Administrasi Desa

Panduan ini untuk petugas yang mengurus buku-buku administrasi desa: buku peraturan desa, keputusan kepala desa, perangkat desa, tanah kas desa, agenda surat, dan sejenisnya.

Kalau Anda belum bisa masuk ke aplikasi, baca dulu Panduan Memulai.

1. Isi menu Administrasi Desa

Tekan Administrasi Desa di daftar menu kiri. Isinya sepuluh bagian:

2. Dua jenis buku — ini yang paling menghemat waktu Anda

Sepuluh menu di atas tidak sama sifatnya. Membedakannya sejak awal akan menghindarkan Anda dari mengetik hal yang sebenarnya sudah ada.

A. Buku yang Anda isi sendiri: Peraturan Desa, Keputusan Kepala Desa, dan Perangkat Desa. Di buku-buku ini ada tombol tambah, dan Anda mengetikkan isinya.

B. Buku yang mengisi dirinya sendiri: Agenda Surat Administrasi, Expedisi, Inventaris/Kekayaan Desa, Tanah Kas Desa, dan Tanah di Desa. Buku-buku ini tidak punya tombol tambah — isinya dikumpulkan dari data yang sudah Anda masukkan di tempat lain:

• Agenda Surat dan Expedisi mengambil dari menu Surat Menyurat → Surat Masuk dan Surat Keluar
• Inventaris dan Kekayaan Desa, Buku Tanah Kas Desa, dan Buku Tanah di Desa mengambil dari menu Aset

Jadi kalau buku-buku itu kosong atau kurang, yang perlu diperbaiki bukan bukunya, melainkan pencatatan di menu asalnya.

Kalau Anda mendapati diri mengetik nomor surat ke dalam buku agenda, berhenti sebentar: hampir pasti surat itu belum dicatat di menu Surat Masuk atau Surat Keluar. Catat di sana, maka buku agendanya terisi sendiri.

3. Yang dikerjakan lebih dulu: dua menu master

Kerjakan dua ini sekali di awal, sebelum mengisi buku-buku lain.

Master Jenis Peraturan Desa — daftar jenis peraturan yang dipakai desa Anda, misalnya Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa, Peraturan Bersama. Tanpa daftar ini, pilihan Jenis di Buku Peraturan Desa akan kosong.

Master Jabatan Desa — daftar jabatan: Kepala Desa, Sekretaris Desa, Kaur Keuangan, Kasi Pemerintahan, Kepala Dusun, dan seterusnya. Ini yang muncul sebagai pilihan Jabatan di Buku Perangkat Desa.

Cara mengisi keduanya sama: buka menunya, tekan tombol tambah di sisi kanan bawah, isikan namanya, lalu Simpan.

Isi secukupnya sesuai yang benar-benar dipakai desa. Daftar yang terlalu panjang membuat petugas salah pilih.

4. Buku Peraturan Desa

Buku ini mencatat perjalanan sebuah peraturan desa dari kesepakatan sampai diundangkan. Isiannya banyak karena memang begitu bentuk bukunya:

Tidak semua peraturan melewati semua tahap. Isian yang tahapnya belum terjadi boleh dikosongkan, dan dilengkapi kemudian lewat ikon ubah — buku ini memang dirancang untuk diisi bertahap.

Tombol Cetak di sisi kanan bawah menghasilkan buku dalam bentuk siap cetak.

5. Buku Keputusan Kepala Desa

Lebih sederhana: Nama Keputusan, Nomor, Tanggal Keputusan, lalu Nomor dan Tanggal Pelaporan ke Bupati.

Di bagian atas ada penyaring Tahun dan kotak Pencarian. Gunakan penyaring Tahun saat mencetak buku untuk laporan tahunan.

6. Buku Perangkat Desa

Mencatat perangkat desa beserta dasar pengangkatannya:

• No Urut dan Nama Perangkat Desa
• Nomor Induk Aparatur Perangkat Desa, dan bila yang bersangkutan PNS: Nomor Induk Pegawai serta Golongan
• Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan
• Jabatan — dipilih dari Master Jabatan Desa
• Nomor dan Tanggal SK Pengangkatan
• Nomor dan Tanggal SK Pemberhentian — diisi kelak bila berhenti

Perangkat yang sudah berhenti jangan dihapus. Isikan SK pemberhentiannya, dan biarkan barisnya tetap ada. Buku perangkat desa adalah catatan riwayat, bukan daftar pegawai yang sedang aktif — menghapus baris berarti menghapus sejarah jabatan itu.

7. Buku Tanah Kas Desa dan Buku Tanah di Desa

Dua buku ini hanya menampilkan dan mencetak. Pencatatannya dilakukan di menu Aset → Tanah Kas Desa dan Aset → Tanah Di Desa — lihat Panduan Aset.

Keduanya sering tertukar isinya:

• Buku Tanah Kas Desa — tanah milik desa. Isiannya antara lain Nama Tanah Desa, Nomor Inventaris, Kategori, Tanggal Perolehan, Asal Tanah, Kelas Desa, Jenis Tanah, Lokasi, Jumlah (luas), Nomor Bukti Sertifikat atau Letter C, Peruntukan, serta keterangan ada atau tidaknya patok dan papan nama.
• Buku Tanah di Desa — tanah milik warga yang berada di wilayah desa. Isiannya berpusat pada Nama Pemilik, Kategori, Jenis Tanah, Lokasi, Jumlah, ada tidaknya sertifikat, dan nomor buktinya.

Patokan sederhana: kalau desa yang memilikinya, catat di Tanah Kas Desa; kalau warga yang memilikinya, catat di Tanah di Desa. Bila sebidang tanah muncul di buku yang keliru, yang dibetulkan adalah kategorinya di menu Aset — kategori itulah yang menentukan tanah masuk buku yang mana.

8. Buku Agenda Surat Administrasi

Buku ini hanya menampilkan, tidak diisi langsung. Isinya surat masuk dan surat keluar yang sudah dicatat di menu Surat Menyurat.

Yang tersedia di layar:

• Penyaring Kategori — untuk memisahkan surat masuk dari surat keluar
• Penyaring Tahun
• Kotak Pencarian
• Tombol Cetak

Tekan sebuah baris untuk melihat rinciannya: pengirim atau tujuan, perihal, serta tanggal terima atau tanggal kirim.

9. Buku Expedisi

Juga hanya menampilkan. Isinya daftar pengiriman surat keluar dengan kolom: No, Tanggal, Jenis Surat, Nomor, Tanggal Kirim, dan Tujuan Surat.

Ada penyaring Tahun dan kotak Cari. Bila ada surat yang tidak muncul, periksa pencatatannya di Surat Menyurat → Surat Keluar — biasanya tanggal kirimnya belum diisi.

10. Buku Inventaris dan Kekayaan Desa

Rekap barang milik desa per tahun, disusun per kategori barang, dengan kolom:

Kategori, Satuan, Baru Awal Tahun, Rusak Awal Tahun, Baru Akhir Tahun, Rusak Akhir Tahun, Jual, Hapus, dan Disumbangkan.

Angka-angka itu dihitung dari data di menu Aset. Kalau rekapnya tidak cocok dengan kenyataan di lapangan, yang perlu diperbaiki adalah pencatatan asetnya — penambahan, perubahan kondisi, penjualan, atau penghapusan — bukan angka di buku ini.

Gunakan penyaring Tahun sebelum mencetak.

11. Mencetak buku

Kesepuluh buku punya tombol Cetak di sisi kanan bawah layar. Yang tercetak adalah isi yang sedang tampil, termasuk penyaring yang sedang aktif.

Karena itu, sebelum menekan Cetak:

1. Pasang penyaring Tahun bila bukunya tahunan
2. Kosongkan kotak Cari bila Anda ingin seluruh isinya tercetak — kotak pencarian yang masih terisi membuat buku tercetak sebagian tanpa Anda sadari
3. Periksa jumlah barisnya di layar lebih dulu

12. Hal yang sering ditanyakan

Pilihan Jenis atau Jabatan kosong. Daftarnya belum diisi. Buka Master Jenis Peraturan Desa atau Master Jabatan Desa lebih dulu.

Buku Tanah kosong padahal desa punya tanah kas. Tanahnya belum dicatat di menu Aset → Tanah Kas Desa. Buku ini tidak bisa diisi langsung.

Buku Agenda Surat kosong padahal desa banyak bersurat. Suratnya belum dicatat di menu Surat Menyurat → Surat Masuk / Surat Keluar. Buku agenda tidak bisa diisi langsung.

Surat sudah dicatat tetapi tidak muncul di Buku Expedisi. Periksa apakah tanggal kirimnya sudah diisi pada catatan surat keluarnya.

Buku tercetak hanya sebagian. Kemungkinan besar kotak Cari atau penyaring Tahun masih aktif. Kosongkan, lalu cetak ulang.

Perangkat desa sudah pensiun, apakah dihapus? Tidak. Isikan nomor dan tanggal SK pemberhentiannya, biarkan barisnya tetap ada.

Satu peraturan tercatat dua kali. Biasanya karena dicatat ulang saat tahap berikutnya terjadi. Yang benar: buka catatan yang sudah ada lewat ikon ubah, lalu lengkapi nomor dan tanggal tahap barunya. Hapus salah satu yang kembar hanya bila Anda yakin keduanya benar-benar peraturan yang sama.

Gambar yang perlu ditambahkan

(Catatan untuk penyusun. Semua gambar diambil dari tenant peraga uji.desaterpadu.kuduscyber.id, bukan dari desa mana pun.)

• [ ] Daftar menu Administrasi Desa yang terbuka, memperlihatkan sepuluh isinya
• [ ] Borang Buku Peraturan Desa dengan isian tahap-tahapnya
• [ ] Buku Perangkat Desa: bagian SK pengangkatan dan pemberhentian
• [ ] Buku Agenda Surat dengan penyaring Kategori dan Tahun
• [ ] Buku Inventaris: tabel rekap per kategori
• [ ] Tampilan siap cetak salah satu buku

← Kependudukan