Panduan aplikasi desa

Kependudukan

Panduan ini untuk petugas yang mengurus data warga: mencatat penduduk, melayani pindah datang dan pindah keluar, mencatat kelahiran dan kematian, serta membuat laporan.

Kalau Anda belum bisa masuk ke aplikasi, baca dulu Panduan Memulai.

1. Isi menu Kependudukan

Tekan Kependudukan di daftar menu kiri. Isinya delapan bagian:

2. Surat di aplikasi ini sekaligus mengurus data penduduk

Ini kelebihan aplikasi ini dibanding sekadar alat cetak surat, dan sekaligus hal yang paling sering belum diketahui petugas baru:

Surat yang disetujui bukan cuma menghasilkan lembar cetak — ia juga menggerakkan data penduduk.

Empat peristiwa kependudukan bekerja dengan pola yang persis sama:

Tiga akibat yang perlu Anda pegang:

1. Tidak ada pekerjaan ganda. Anda tidak perlu mencatat peristiwanya lalu mendaftarkan orangnya lagi di Master Data Penduduk. Justru kalau dilakukan keduanya, datanya jadi dobel.
2. Selama status masih "Permohonan Baru", data penduduk belum berubah sama sekali. Permohonan yang tersimpan tapi tak pernah disetujui adalah sebab paling sering "kok anaknya belum ada" atau "kok almarhum masih terhitung".
3. Membatalkan persetujuan mengembalikan keadaan. Mengubah status dari Surat Aktif kembali ke Permohonan Baru akan memulihkan data penduduk seperti sebelumnya. Ini cara memperbaiki yang aman — jauh lebih aman daripada menghapus catatannya.

Karena itu, menyetujui surat adalah pekerjaan kependudukan, bukan sekadar urusan tanda tangan. Permohonan yang menumpuk tanpa disetujui berarti data desa Anda tertinggal dari kenyataan.

3. Data penduduk sebagai sumber

Data penduduk adalah sumber dari hampir semua hal lain di aplikasi ini. Surat pengantar, surat nikah, kartu posyandu, data penerima bantuan — semuanya mengambil nama, NIK, dan alamat dari sini.

Dua akibatnya:

1. Memperbaiki data di sini memperbaiki semua yang memakainya. Anda tidak perlu membetulkan satu per satu di tiap surat.
2. Kesalahan di sini menyebar ke mana-mana. NIK yang salah satu angka akan ikut salah di setiap surat yang pernah dan akan dibuat untuk orang itu.

Karena itu, ketelitian saat mengisi data penduduk jauh lebih bernilai daripada kecepatan. Satu menit memeriksa ulang NIK menghemat berjam-jam menelusuri surat yang telanjur keliru.

Perlu diketahui: surat yang sudah pernah dibuat mengambil ulang data warga setiap kali dicetak. Jadi perbaikan data hari ini juga mengubah isi surat lama bila surat itu dicetak lagi. Penjelasan lengkapnya ada di Panduan Surat Menyurat, bagian 8.

4. Master Data Penduduk

a. Melihat dan mencari

Halaman ini menampilkan daftar warga. Yang perlu diketahui:

• Kotak Cari menerima nama maupun NIK. Ketik sebagian saja sudah cukup.
• Cari Detail untuk penyaringan lebih rinci — misalnya hanya warga RT 03, atau hanya yang berpendidikan tertentu.
• Di baris paling bawah layar ada pengatur Baris / Hal. Kalau daftar terasa lambat dibuka di HP, kecilkan menjadi 30 baris per halaman.

b. Menambah warga baru

Tekan Input Data Penduduk di sisi kanan bawah. Isian dikelompokkan menjadi beberapa kotak:

DATA PENDUDUK — identitas dasar:

ALAMAT PENDUDUK — Alamat, RT, RW, Dukuh.

DATA KELUARGA — Status KK, dengan dua pilihan:

• Aktif — warga tetap desa ini
• Sementara — warga yang tinggal sementara, belum berpindah resmi

WARGA NEGARA — Status Warga Negara; bila bukan WNI, isian Negara akan terbuka.

Setelah lengkap, tekan Simpan di sisi kanan bawah.

Isian bertuliskan "- pilih -" berarti belum dipilih. Bukalah daftarnya dan pilih salah satu. Sebagian isian menolak disimpan bila dibiarkan kosong.

c. Mengubah data warga

Cari namanya, lalu tekan ikon ubah di ujung kanan barisnya. Ubah seperlunya, lalu Simpan.

Yang sering perlu diubah dan sering terlupa:

• Pendidikan, setelah anak lulus jenjang berikutnya
• Pekerjaan, setelah warga berganti pekerjaan
• Status Perkawinan, setelah menikah atau ditinggal pasangan
• Alamat, setelah pindah rumah di dalam desa (tetapi untuk pindah RT resmi, gunakan menu Pindah RT agar tercatat riwayatnya)

d. Mencetak

Dua tombol yang tersedia:

• CETAK KK — mencetak kartu keluarga untuk satu keluarga
• Cetak Data Penduduk — mencetak daftar warga sesuai penyaringan yang sedang aktif di layar

e. Dua tombol yang perlu kehati-hatian

Import Data Penduduk — tombolnya ada di layar, tetapi untuk sementara belum berfungsi, dan kami lebih memilih mengatakannya di sini daripada membiarkan Anda mengunggah berkas lalu menunggu sesuatu yang tidak terjadi. Layarnya menerima berkasnya tanpa mengeluh, dan datanya tidak masuk.

Kalau Anda perlu memindahkan data lama dalam jumlah besar, hubungi kami — pemindahan data awal memang kami kerjakan sendiri, tanpa biaya tambahan, dan hasilnya kami periksa bersama Anda sebelum dipakai.

Generate User Login — membuatkan akun masuk untuk warga secara serentak, lalu menampilkan daftarnya untuk dicetak dan dibagikan.

Cara kerjanya:

• Yang dibuatkan akun hanyalah warga berstatus aktif yang belum punya akun. Warga yang sudah punya dilewati, tidak ditimpa.
• Nama pengguna warga adalah NIK-nya sendiri, bukan namanya. Beri tahu warga hal ini saat menyerahkan sandinya.
• Sandinya dibuatkan acak, 8 aksara huruf besar, berbeda untuk tiap orang.
• Bila ada NIK yang kebetulan sudah dipakai sebagai nama pengguna lain, orang itu dilewati dan diberi catatan gagal — bukan ditimpa.

Yang perlu dijaga:

• Boleh dijalankan berulang kali. Justru begitu caranya memberi akun kepada warga yang baru masuk kemudian; yang lama tidak terganggu.
• Yang berbahaya bukan tombolnya, melainkan lembar hasilnya. Daftar itu memuat NIK, nama, dan sandi terbaca dalam satu halaman — setara kumpulan kunci rumah satu desa. Serahkan langsung kepada yang bersangkutan, jangan ditinggal di meja, jangan difoto ke grup, dan musnahkan lembar sisanya.
• Jalankan hanya bila desa Anda memang membuka layanan mandiri bagi warga.

5. Pindah Datang

Untuk warga dari desa lain yang masuk ke desa ini. Halamannya paling panjang di menu ini karena satu perpindahan bisa melibatkan satu keluarga.

Tekan Input Penduduk Masuk, lalu isi berurutan dari atas:

1. INPUT DATA KEPALA KELUARGA — kepala keluarga yang dituju. Kalau ia sudah warga desa ini, gunakan tombol cari agar datanya terambil. Kalau seluruh keluarga adalah pendatang, isikan datanya sebagai orang baru.
2. INPUT DATA PEMOHON — orang yang mengurus perpindahan.
3. DATA PINDAH — tanggal pindah dan nomor surat pindah dari daerah asal.
4. DATA ASAL — alamat lengkap tempat asal.
5. DATA TUJUAN — alamat di desa ini: alamat, RT, RW, dukuh.
6. DATA PENGIKUT PINDAH — anggota keluarga yang ikut. Tekan Tambah Pengikut untuk setiap orang; isian baru akan muncul di bawahnya.

Tekan Simpan bila sudah lengkap.

Urutan itu penting. Isilah dari atas ke bawah, jangan meloncat: sebagian isian di bawah baru terbuka setelah isian di atasnya terisi.

Pengikut dimasukkan satu per satu. Tidak ada cara memasukkan sekeluarga sekaligus. Untuk keluarga besar, siapkan dulu semua NIK di kertas sebelum mulai — lebih cepat daripada bolak-balik mencari.

Setelah tersimpan, warga baru itu akan muncul di Master Data Penduduk, dan sejak saat itu dapat dibuatkan surat seperti warga lain.

6. Pindah Keluar

Untuk warga desa ini yang pindah ke tempat lain. Susunannya sama dengan Pindah Datang, tetapi arahnya terbalik: DATA TUJUAN diisi alamat di luar desa.

Yang perlu diperhatikan:

• Warga yang pindah keluar tidak dihapus dari data penduduk. Statusnya yang berubah. Ini disengaja, supaya riwayatnya tetap ada bila suatu saat diperlukan.
• DATA PENGIKUT PINDAH diisi bila satu keluarga pindah bersama.
• Bagian STATUS SURAT hanya tampak bagi petugas berwenang, untuk menyetujui atau menolak.

Tombol Cetak Laporan menghasilkan surat keterangan pindah.

7. Pindah RT

Untuk perpindahan di dalam desa — antar-RT, antar-RW, atau antar-dukuh.

Susunannya sama dengan Pindah Keluar, hanya alamat tujuannya masih di desa ini. Gunakan menu ini, jangan sekadar mengubah alamat di Master Data Penduduk, supaya perpindahannya tercatat beserta tanggalnya.

8. Kelahiran

Tekan Input Surat Kelahiran Baru. Isiannya berkelompok:

1. INPUT DATA ANAK — nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, anak ke berapa.
2. DATA KELAHIRAN — hari dan jam lahir, jenis kelahiran (tunggal, kembar), penolong kelahiran (dokter, bidan, dukun), tempat kelahiran (rumah sakit, puskesmas, rumah), berat dan panjang badan.
3. DATA KEPALA KELUARGA, DATA IBU, DATA AYAH — gunakan tombol cari agar diambil dari data penduduk.
4. Data pelapor dan saksi bila diminta.

Simpan, lalu cetak lewat ikon cetak di daftar.

Anak masuk ke data penduduk sendiri — setelah disetujui

Ini bagian yang paling sering disalahpahami, jadi bacalah pelan-pelan.

Saat Anda menyimpan, anak belum masuk data penduduk. Catatan kelahirannya berstatus Permohonan Baru, dan namanya belum ada di daftar warga.

Begitu suratnya disetujui dan statusnya berubah menjadi "Surat Aktif", anak itu otomatis masuk ke data penduduk — lengkap dengan nama, tanggal lahir, nama ayah dan ibu, nomor KK, dan alamat yang Anda isikan tadi.

Karena itu:

Jangan mendaftarkan anak itu lagi lewat Master Data Penduduk. Kalau Anda mendaftarkannya sendiri, akan ada dua baris untuk satu anak, dan merapikannya jauh lebih sulit daripada mencegahnya.

Yang perlu Anda lakukan hanyalah memastikan permohonannya disetujui. Selama statusnya masih Permohonan Baru, anak itu memang belum akan muncul di daftar penduduk — itu bukan kerusakan, itu memang menunggu persetujuan.

Cara menyetujuinya:

1. Buka menu Kependudukan → Kelahiran.
2. Cari catatan kelahirannya, lalu tekan ikon ubah pada barisnya.
3. Gulung ke bagian status surat di bagian bawah borang.
4. Ubah pilihannya dari Permohonan Baru menjadi Surat Aktif.
5. Tekan Simpan.

Sesaat setelah tersimpan, anak itu sudah ada di Master Data Penduduk. Silakan diperiksa di sana kalau ingin memastikan.

Kalau pilihan statusnya tidak bisa ditekan (kelabu), berarti akun Anda memang tidak diberi wewenang menyetujui. Mintakan kepada petugas yang berwenang — biasanya sekretaris desa atau kepala desa. Akun layanan mandiri milik warga juga tidak pernah bisa mengubah status ini.

Selama status masih Permohonan Baru, jangan menganggap pekerjaan selesai. Permohonan yang tersimpan tetapi tidak pernah disetujui adalah sebab paling sering anak tidak muncul di data penduduk.

Bahaya menghapus catatan kelahiran

Menghapus catatan kelahiran yang statusnya sudah "Surat Aktif" akan ikut menghapus anak itu dari data penduduk.

Ini akibat yang paling mudah terjadi karena niat baik: petugas melihat ada salah ketik, lalu berpikir "hapus saja, buat ulang". Yang terhapus bukan hanya catatannya — warganya ikut hilang dari daftar penduduk.

Yang benar bila ada kekeliruan:

• Salah ketik nama, tanggal, atau data lain → perbaiki lewat ikon ubah pada barisnya. Jangan dihapus.
• Permohonan memang batal → ubah statusnya menjadi ditolak, jangan dihapus.
• Terlanjur terhapus → anak itu harus didaftarkan ulang lewat Master Data Penduduk, dan kartu keluarganya perlu diperiksa lagi. Laporkan ke operator desa supaya ditelusuri apa saja yang ikut terpengaruh.

9. Kematian

Tekan Input Kematian Penduduk, lalu:

1. INPUT DATA KEMATIAN — pilih warga yang meninggal dengan tombol cari.
2. DATA KEMATIAN — tanggal, jam, tempat, dan sebab kematian.
3. DATA IBU, DATA AYAH — untuk kelengkapan surat.
4. DATA PELAPOR — orang yang melaporkan dan hubungannya dengan almarhum.

Simpan, lalu cetak surat keterangannya.

Status kematian bekerja seperti kelahiran

Sama seperti kelahiran, yang menentukan adalah statusnya:

• Selama statusnya masih Permohonan Baru, data penduduk belum berubah — almarhum masih tercatat sebagai warga aktif.
• Begitu statusnya diubah menjadi Surat Aktif, status warga itu otomatis berubah menjadi tidak aktif, sehingga ia berhenti terhitung pada laporan jumlah penduduk.

Cara menyetujuinya sama: buka catatannya lewat ikon ubah, ubah status menjadi Surat Aktif, lalu Simpan.

Warga yang meninggal tidak pernah dihapus dari data penduduk — hanya statusnya yang berubah. Barisnya tetap diperlukan untuk kartu keluarga, waris, dan riwayat. Jangan menghapusnya.

Kalau ternyata salah orang. Ubah statusnya kembali dari Surat Aktif menjadi Permohonan Baru — status warga yang keliru itu akan pulih seperti semula. Cara ini lebih aman daripada menghapus catatannya, dan bekasnya tetap terlihat.

Kalau catatan kematian yang sudah aktif dihapus, status warganya memang dipulihkan, tetapi surat keterangan kematiannya ikut terhapus. Karena itu perbaiki lewat ubah status, bukan lewat hapus.

10. Laporan Data Penduduk

Untuk laporan rutin ke kecamatan atau untuk keperluan rapat desa.

1. Tekan Ubah Filter Laporan untuk memilih penyaringannya — misalnya rentang umur, jenis kelamin, pendidikan, atau wilayah RT.
2. Tekan Proses Filter.
3. Periksa hasilnya di layar.
4. Tekan Cetak Laporan.

Kalau hasilnya kosong, biasanya penyaringnya terlalu sempit atau saling bertentangan — misalnya RT 05 digabung dengan dukuh yang tidak memuat RT 05. Tekan Batal untuk mengosongkan penyaring, lalu mulai dari satu penyaring saja.

11. Olah Data Penduduk

Menu ini untuk pertanyaan yang tidak terjawab oleh laporan biasa, misalnya "berapa perempuan usia 17–25 tahun berpendidikan SMA di RW 02".

Caranya: tekan Tambah Filter berkali-kali untuk menumpuk syarat, tekan Proses untuk melihat hasilnya, dan Ekspor Xls bila hasilnya perlu diolah di Excel.

Tombol Clear Filter mengosongkan semua syarat.

Berkas Excel hasil ekspor memuat data pribadi warga — nama, NIK, alamat. Perlakukan seperti dokumen kependudukan: jangan dikirim lewat grup, jangan ditinggal di komputer bersama, dan hapus setelah selesai dipakai.

12. Hal yang sering ditanyakan

Ada dua data untuk orang yang sama. Biasanya karena warga sudah terdaftar, lalu didaftarkan lagi lewat Pindah Datang. Jangan menghapus salah satunya sendiri — laporkan ke operator desa, karena data yang sudah dipakai di surat atau kartu posyandu tidak bisa dihilangkan begitu saja.

Warga sudah pindah/meninggal, tetapi masih muncul di daftar. Memang begitu seharusnya; yang berubah statusnya, bukan keberadaannya. Pada laporan, gunakan penyaring status agar mereka tidak ikut terhitung.

NIK salah satu angka. Perbaiki di Master Data Penduduk. Surat yang dicetak sesudahnya akan memakai NIK yang benar. Surat yang sudah telanjur dicetak dan diserahkan ke warga perlu dicetak ulang bila NIK-nya dipakai untuk keperluan resmi.

Nomor KK berubah karena pemecahan kartu keluarga. Perbaiki Nomor KK dan No Urut KK setiap anggota yang terpengaruh. Pastikan di kartu keluarga baru ada tepat satu orang dengan No Urut KK 1.

Daftar terasa lambat dibuka di HP. Kecilkan Baris / Hal di baris bawah layar menjadi 30, dan gunakan kotak Cari alih-alih menggulung daftar panjang.

Gambar yang perlu ditambahkan

(Catatan untuk penyusun. Semua gambar diambil dari tenant peraga uji.desaterpadu.kuduscyber.id. Data warga sungguhan tidak boleh muncul dalam bentuk apa pun — termasuk yang tersensor sebagian.)

• [ ] Daftar Master Data Penduduk beserta kotak Cari dan pengatur Baris / Hal
• [ ] Borang Input Data Penduduk, bagian DATA PENDUDUK
• [ ] Jendela Cari Detail dengan beberapa penyaring terpasang
• [ ] Pindah Datang: bagian DATA PENGIKUT PINDAH dengan tombol Tambah Pengikut
• [ ] Laporan Data Penduduk sesudah Proses Filter
• [ ] Olah Data Penduduk dengan dua filter bertumpuk

← Surat Menyurat  ·  Administrasi Desa →