Panduan aplikasi desa

Surat Menyurat

Panduan ini untuk petugas yang melayani permintaan surat warga. Isinya: cara membuat surat pengantar dan surat permohonan, mencetaknya, mencatat surat masuk dan surat keluar, serta menyiapkan naskah surat sendiri.

Sebelum memakai panduan ini, pastikan Anda sudah bisa masuk ke aplikasi. Kalau belum, baca dulu Panduan Memulai.

1. Isi menu Surat Menyurat

Tekan Surat Menyurat di daftar menu kiri. Isinya sebelas bagian:

Empat menu terakhir adalah penyiapan, biasanya dikerjakan sekali di awal oleh operator desa. Petugas harian cukup memakai menu di baris-baris atas.

2. Surat di sini bukan sekadar cetakan

Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, satu hal yang membedakan aplikasi ini dari sekadar alat mengetik surat:

Surat kependudukan yang disetujui ikut mengubah data penduduk.

Empat jenis surat bekerja begitu:

Artinya menyetujui surat bukan sekadar membubuhkan status — itu sekaligus pekerjaan memelihara data desa. Permohonan yang tersimpan tetapi tidak pernah disetujui membuat data penduduk tertinggal dari kenyataan.

Surat lain — pengantar, permohonan KK dan KTP, surat nikah — tidak mengubah data penduduk. Ia hanya mengambil datanya.

Rinciannya ada di Panduan Kependudukan, bagian 2.

3. Alur umum membuat surat

Semua jenis surat memakai urutan yang sama:

1. Buka menunya, lalu tekan tombol Input … di sisi kanan bawah layar.
2. Pilih warganya dari data penduduk — jangan mengetik ulang namanya.
3. Isi keterangan surat (tanggal, keperluan, dan sebagainya).
4. Tekan Simpan.
5. Kembali ke daftar, lalu tekan ikon cetak pada baris surat itu.

Yang penting dipahami: data warga tidak diketik, tetapi diambil. Aplikasi mengambil nama, NIK, alamat, dan lainnya dari data kependudukan. Kalau ada yang keliru di situ, perbaikannya di menu Kependudukan → Master Data Penduduk, bukan di surat.

Dan ini berlaku sampai saat pencetakan: surat mengambil data warga setiap kali dicetak, bukan menyimpan salinannya. Satu perbaikan data kependudukan langsung memperbaiki semua surat yang dicetak sesudahnya — termasuk surat lama. Lihat bagian 9 untuk akibat lain dari sifat ini.

4. Membuat Surat Pengantar (langkah demi langkah)

Ini surat yang paling sering dibuat, jadi dibahas paling rinci. Jenis surat lain mengikuti pola yang sama.

a. Membuka dan memulai

1. Menu Surat Menyurat → Surat Pengantar.
2. Muncul daftar surat pengantar yang pernah dibuat.
3. Tekan Input Surat Pengantar di sisi kanan bawah.

b. Memilih warga yang mengajukan

Halaman terbagi dua bagian: INPUT DATA PEMOHON di atas, dan DATA SURAT PENGANTAR di bawah.

1. Tekan tombol cari di sebelah isian NIK.
2. Muncul jendela pencarian penduduk. Ketik nama atau NIK, lalu tekan Cari.
3. Tekan baris nama yang benar.
4. Jendela menutup, dan data warga terisi sendiri: Nama, NIK, Nomor KK, Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan, Pekerjaan, Nama Ayah dan Ibu, Alamat, Dukuh, RT, RW.

Isian-isian itu sengaja tidak bisa diubah dari halaman surat. Itu bukan kerusakan: isinya cerminan data kependudukan, dan harus sama persis.

c. Mengisi keterangan surat

Pada bagian DATA SURAT PENGANTAR:

Tentang nomor surat: nomor diberikan saat surat disimpan, bukan saat halaman dibuka. Jadi kalau dua petugas membuat surat bersamaan, keduanya tetap mendapat nomor berbeda. Jangan mengubah nomor secara manual kecuali memang diperlukan — nomor yang dilompati akan terlihat sebagai lubang pada buku agenda.

d. Menyimpan

Tekan Simpan di sisi kanan bawah. Kalau ada isian wajib yang belum terisi, akan muncul pesan merah di bawah isian tersebut. Perbaiki, lalu simpan lagi.

e. Mencetak

1. Kembali ke daftar surat pengantar.
2. Cari baris suratnya (pakai kotak Cari bila daftarnya panjang).
3. Tekan ikon cetak di ujung kanan baris itu.
4. Muncul tampilan surat siap cetak. Tekan cetak pada peramban Anda.

Jika hasil cetak terpotong atau kop suratnya tidak muncul, periksa pengaturan kertas di peramban: pilih ukuran F4 / Folio atau A4 sesuai kebiasaan desa, dan matikan pilihan "perkecil agar muat" bila ada.

f. Status surat

Bagian STATUS SURAT PENGANTAR hanya tampil bagi petugas dengan wewenang lebih tinggi. Pilihan statusnya:

• Permohonan Baru — baru diajukan, belum diperiksa
• Surat Aktif — sudah disetujui dan berlaku
• Surat Di Tolak — permohonan ditolak

Petugas biasa cukup menyimpan; status akan diatur oleh yang berwenang.

5. Surat Permohonan KK dan KTP

Alurnya sama dengan surat pengantar, dengan dua perbedaan:

Surat Permohonan KK menanyakan jenis permohonan — kartu keluarga baru, perubahan data, atau pemecahan kartu keluarga. Untuk perubahan dan pemecahan, Anda akan diminta memilih kepala keluarga lama selain kepala keluarga baru. Isilah keduanya dengan teliti; tertukar di sini membuat surat harus dibuat ulang.

Surat Permohonan KTP menanyakan alasan permohonan: baru, perpanjangan, pergantian karena rusak, atau kehilangan.

6. Surat Nikah

Surat nikah paling panjang isinya karena mencakup banyak orang: calon mempelai, ayah, ibu, wali, dan dua saksi.

Saran mengerjakannya:

1. Siapkan dulu semua NIK yang dibutuhkan sebelum mulai mengisi.
2. Isi bagian demi bagian dari atas ke bawah; jangan meloncat.
3. Untuk tiap orang, pakai tombol cari agar datanya diambil dari data kependudukan — mengetik manual membuka peluang salah ketik NIK.
4. Bila ada orang yang tidak terdaftar sebagai warga desa (misalnya calon dari desa lain), isian untuk orang itu memang diketik manual. Periksa ulang ejaannya terhadap kartu keluarga aslinya.

Surat ini panjang, jadi simpanlah walau belum lengkap bila Anda harus berhenti di tengah — surat yang tersimpan masih bisa dibuka dan dilanjutkan lewat ikon ubah pada barisnya.

7. Surat Masuk dan Surat Keluar

Dua menu ini bukan untuk membuat surat, melainkan mencatat.

Surat Masuk — untuk surat yang datang ke desa. Dicatat: tanggal terima, tanggal surat, nomor surat, pengirim, perihal, dan keterangan. Berkas pindaiannya bisa diunggah bila ada.

Surat Keluar — untuk surat yang dikirim desa. Dicatat: tanggal, nomor, tujuan, perihal.

Keduanya menjadi buku agenda desa dalam bentuk yang bisa dicari. Membiasakan mencatat di sini membuat pertanyaan "surat dari kecamatan bulan lalu ke mana" bisa dijawab dalam hitungan detik, bukan dengan membongkar map.

8. Menyiapkan naskah surat sendiri (Template Surat)

Untuk surat yang isinya berulang, naskahnya dapat disimpan sekali lalu dipakai berkali-kali.

1. Buka Surat Menyurat → Template Surat.
2. Tekan tombol tambah, beri nama naskahnya.
3. Tulis isi suratnya. Bagian yang berubah-ubah (nama, NIK, alamat) diisi dengan penanda, bukan diketik langsung — daftar penanda yang tersedia ditampilkan di halaman itu.
4. Simpan.

Sesudah itu, naskah tersebut dapat dipakai lewat menu Surat Keluar Lainnya: pilih naskahnya, pilih warganya, dan aplikasi mengisi bagian yang berubah-ubah.

Kerjakan penyusunan naskah pada waktu senggang, bukan saat warga menunggu di depan meja.

9. Hal yang sering ditanyakan

Nama warga tidak ketemu saat dicari. Coba cari dengan NIK. Kalau tetap tidak ada, kemungkinan warga itu memang belum terdaftar — daftarkan lebih dulu lewat Kependudukan → Master Data Penduduk, atau lewat Pindah Datang kalau ia pendatang.

Data warga berubah — bagaimana dengan surat yang sudah dibuat? Yang disimpan pada surat hanyalah tanggal, nomor, keperluan, dan keterangan. Data warganya diambil ulang saat surat dicetak. Jadi bila alamat atau pekerjaan warga diperbaiki hari ini, surat yang dibuat bulan lalu akan ikut tercetak dengan data yang baru.

Akibat yang perlu diingat: hasil cetak hari ini bisa berbeda dari lembar yang dicetak minggu lalu, walau nomor suratnya sama. Kalau suatu surat harus tetap seperti saat diterbitkan — misalnya untuk arsip perkara — simpanlah lembar cetaknya atau berkas PDF-nya, jangan mengandalkan cetak ulang.

Isian pilihan tampak kosong bertuliskan "- pilih -". Berarti belum dipilih. Bukalah daftarnya dan pilih. Bila dibiarkan kosong, sebagian surat akan menolak disimpan.

Muncul pesan merah saat menyimpan. Bacalah pesannya; biasanya menyebut isian mana yang kurang. Pesan itu muncul tepat di bawah isian yang bermasalah.

Surat sudah disimpan tetapi tidak ada di daftar. Kosongkan kotak Cari, lalu tekan Cari lagi. Daftar mungkin masih tersaring oleh pencarian sebelumnya.

Nomor surat melompat. Nomor diambil saat penyimpanan. Kalau suatu surat dibatalkan setelah disimpan, nomornya tetap terpakai. Catat alasannya di buku agenda agar lubang itu ada keterangannya.

Gambar yang perlu ditambahkan

(Catatan untuk penyusun. Semua gambar diambil dari tenant peraga uji.desaterpadu.kuduscyber.id, bukan dari desa mana pun. Data warga sungguhan tidak boleh muncul dalam bentuk apa pun, termasuk terpotong sebagian.)

• [ ] Daftar Surat Pengantar dengan tombol Input di kanan bawah
• [ ] Jendela pencarian penduduk saat mencari pemohon
• [ ] Bagian DATA SURAT PENGANTAR yang sudah terisi
• [ ] Baris surat di daftar, memperlihatkan ikon ubah dan ikon cetak
• [ ] Tampilan surat siap cetak
• [ ] Halaman Template Surat dengan daftar penanda

← Memulai: Masuk dan Mengenal Layar  ·  Kependudukan →