Artikel & panduan desa

Cara Membuat Website Desa: Persiapan, Isi Wajib, dan Siapa yang Mengurusnya

Hampir setiap desa yang kami dampingi memulai dengan pertanyaan yang sama: "Website desa itu mulainya dari mana?" Biasanya yang terbayang adalah urusan teknis — server, kode, tampilan. Padahal bagian teknis justru yang paling cepat selesai. Yang menentukan website desa hidup atau mati setelah tiga bulan adalah hal-hal yang tidak terlihat: siapa yang memegang, apa yang diisi, dan dari mana datanya.

Artikel ini menyusun urutannya dari pengalaman memasang dan merawat belasan situs desa di Kabupaten Kudus.

Tetapkan dulu tujuannya, jangan langsung tampilan

Website desa umumnya dipakai untuk tiga hal sekaligus, dan ketiganya menuntut pekerjaan yang berbeda:

1. Memenuhi kewajiban keterbukaan informasi. APB Desa, laporan realisasi, dan daftar informasi publik perlu bisa dibuka warga tanpa harus datang ke kantor.
2. Memangkas antrean di kantor desa. Surat keterangan, data kependudukan, dan pengumuman yang bisa diurus atau dibaca dari rumah.
3. Memperkenalkan desa ke luar. Potensi wisata, UMKM, produk unggulan.

Desa yang memulai dari tujuan pertama hampir selalu bertahan, karena ada kewajiban yang mendorongnya diperbarui. Desa yang memulai dari tujuan ketiga sering berhenti setelah foto-fotonya habis diunggah.

Siapkan orangnya sebelum menyiapkan situsnya

Ini bagian yang paling sering dilewati, dan paling sering menjadi sebab website desa terbengkalai.

Tunjuk dua orang, bukan satu. Satu orang utama yang mengisi sehari-hari, dan satu cadangan yang tahu cara masuk dan menerbitkan berita. Desa yang hanya mengandalkan satu operator akan berhenti total begitu orang itu cuti, pindah tugas, atau habis masa jabatannya.

Tuangkan penunjukan itu dalam Surat Keputusan Kepala Desa. Bukan karena formalitas, tetapi karena SK membuat tugas itu sah masuk jam kerja — bukan pekerjaan sampingan yang dikerjakan kalau sempat.

Tugas yang perlu disebut jelas: mengunggah pengumuman, memperbarui data APB Desa setiap perubahan, dan memeriksa permintaan informasi dari warga.

Pilih alamat: desa.id atau nama lain

Domain desa.id khusus untuk pemerintah desa, dan itu keuntungan yang nyata: alamatnya langsung memberi tahu pembaca bahwa yang bicara adalah desa, bukan blog pribadi atau akun yang mengaku mewakili desa.

Syarat dan alurnya kami tulis terpisah di Cara Daftar Domain desa.id. Dua hal yang perlu diputuskan lebih dulu:

• Siapa yang memegang akun pendaftarannya. Sebaiknya surel resmi desa, bukan surel pribadi operator. Kami beberapa kali menemukan desa yang tidak bisa memperpanjang domainnya sendiri karena akunnya atas nama orang yang sudah tidak bekerja di sana.
• Catat tanggal kedaluwarsanya di kalender kantor. Domain yang telat diperpanjang membuat situs hilang dari internet, dan tautan yang sudah telanjur disebar di surat atau spanduk ikut mati.

Kalau domain desa.id belum turun, situs tetap bisa jalan lebih dulu dengan alamat sementara, lalu dipindahkan. Menunggu domain sampai berbulan-bulan hanya menunda kebiasaan mengisinya.

Isi yang wajib ada sejak hari pertama

Dari sisi keterbukaan informasi, ada isi yang sebaiknya sudah tayang sebelum situs diumumkan ke warga:

Nomor telepon yang tidak pernah diangkat lebih merugikan daripada tidak mencantumkan nomor sama sekali. Kalau kantor desa tidak punya petugas khusus penerima telepon, cantumkan nomor WhatsApp yang memang dipegang perangkat.

Data kependudukan: mulai dari yang sudah ada

Godaan terbesar saat memasang aplikasi desa adalah memasukkan seluruh data warga sekaligus. Dari pengalaman kami, yang selesai adalah desa yang memasukkan bertahap menurut kebutuhan layanan: mulai dari data kepala keluarga yang sering mengurus surat, lalu meluas.

Sebelum memindahkan data, rapikan dulu di sumbernya. Tiga kesalahan yang paling sering kami temui: NIK dan nomor KK yang tersimpan sebagai angka sehingga nol di depannya hilang, nama yang ditulis dengan gelar dan tanda baca berbeda-beda, dan tanggal lahir berformat campur aduk. Ketiganya membuat pencarian warga gagal, dan operator akan menyalahkan aplikasinya.

Siapkan cara menerbitkan surat sejak awal

Layanan surat adalah alasan warga kembali membuka situs desa. Sebelum aplikasinya dipakai, putuskan tiga hal:

• Bentuk nomor surat. Format yang dipakai desa Anda selama ini, termasuk kode klasifikasi, harus dimasukkan ke aplikasi apa adanya. Nomor yang berubah bentuk membingungkan arsip lama.
• Siapa yang menandatangani saat kepala desa berhalangan, dan bagaimana surat itu ditandai.
• Berapa lama surat dijanjikan selesai. Janji yang ditulis di situs akan ditagih warga.

Keamanan yang sering dilupakan

Website desa memuat data pribadi warga. Beberapa kebiasaan kecil yang berdampak besar:

• Satu akun untuk satu orang. Akun bersama membuat jejak perubahan data tidak bisa ditelusuri.
• Cabut akses begitu perangkat desa berhenti atau berpindah tugas, pada hari yang sama.
• Jangan mengirim data warga lewat aplikasi pesan dalam bentuk berkas lepas. Sekali terkirim, ia tidak bisa ditarik kembali.
• Pastikan penyedia situs Anda membuat cadangan otomatis, dan tanyakan kapan cadangan itu terakhir kali diuji dipulihkan. Cadangan yang tidak pernah diuji sering ternyata kosong.

Peluncuran: umumkan setelah terisi, bukan sebelumnya

Website desa yang diumumkan ketika isinya masih contoh bawaan akan ditinggalkan warga, dan mengembalikan kepercayaan itu jauh lebih sulit daripada menundanya dua minggu.

Urutan yang kami sarankan:

1. Isi profil, struktur, APB Desa, dan halaman layanan.
2. Uji pengurusan satu surat dari awal sampai tercetak.
3. Baru umumkan lewat pertemuan RT, grup WhatsApp, dan papan pengumuman kantor.

Merawatnya: satu jam seminggu

Website desa tidak menuntut pekerjaan besar, tetapi menuntut pekerjaan yang rutin. Satu jam seminggu sudah cukup untuk: mengunggah satu kegiatan, memeriksa permintaan informasi yang masuk, dan memperbarui data yang berubah.

Yang mahal bukan membuat website desa, melainkan menghidupkannya kembali setelah setahun tidak disentuh — karena saat itu datanya sudah usang, pengurusnya sudah berganti, dan warganya sudah berhenti membukanya.

Kalau ingin dibantu

Kami memasang dan merawat website desa beserta aplikasi administrasinya, termasuk memindahkan data dari sistem lama dan mendampingi operator sampai terbiasa. Rinciannya ada di halaman Web Aplikasi Desa, dan pertanyaan bisa dikirim lewat halaman kontak.