Artikel & panduan desa

Merapikan Data Kependudukan Desa Sebelum Masuk Aplikasi

Pekerjaan paling melelahkan saat desa berpindah ke aplikasi bukan memasang aplikasinya, melainkan memindahkan data warga. Kami sudah melakukannya berkali-kali, dan polanya berulang: datanya ada, jumlahnya banyak, tetapi bentuknya berantakan — dan yang berantakan itu baru ketahuan setelah masuk ke aplikasi, ketika operator mulai mengeluh "warganya tidak ketemu".

Artikel ini berisi hal-hal yang sebaiknya dibereskan sebelum data dipindahkan, beserta cara memeriksanya sendiri.

Kenali dulu sumber datanya

Kebanyakan desa memegang lebih dari satu salinan data warga:

• Berkas Excel buatan operator, biasanya paling lengkap tetapi paling tidak seragam.
• Data dari sistem lama, kalau desa pernah memakai aplikasi sebelumnya.
• Buku induk penduduk, yang sering justru paling benar tetapi masih di kertas.

Tetapkan satu yang dijadikan acuan, lalu perlakukan sisanya sebagai bahan pembanding. Desa yang menggabungkan tiga sumber sekaligus tanpa acuan utama hampir selalu berakhir dengan warga kembar — satu orang tercatat dua kali dengan ejaan nama sedikit berbeda.

Lima kerusakan yang paling sering terjadi

1. NIK dan nomor KK kehilangan angka nol di depan

Ini nomor satu, dan penyebabnya selalu sama: Excel memperlakukan NIK sebagai angka. Angka tidak mengenal nol di depan, jadi 0312... menjadi 312..., dan panjangnya berubah dari 16 menjadi 15.

Cara memeriksanya cepat: buat kolom bantu berisi =LEN(A2) lalu saring yang hasilnya bukan 16. Sebelum memperbaiki, ubah dulu format kolomnya menjadi Teks, jika tidak, nol yang Anda ketik akan hilang lagi.

2. Nama ditulis dengan gaya berbeda-beda

"Muhammad", "Muhamad", "Moh.", "M." untuk orang yang sama; gelar yang kadang ikut kadang tidak; spasi ganda yang tidak terlihat mata.

Yang penting disepakati adalah aturannya, bukan kerapiannya saat ini: nama ditulis sesuai KTP, gelar tidak dimasukkan ke kolom nama, dan huruf besar mengikuti dokumen resmi. Setelah aturan itu ada, perbaikannya bisa dicicil.

3. Tanggal lahir bercampur format

Dalam satu berkas sering ada 17/08/1990, 1990-08-17, 17 Agustus 1990, dan yang paling merepotkan: sel yang tampak sebagai tanggal tetapi isinya teks. Saat dipindahkan, yang berformat teks akan ditolak atau masuk sebagai tanggal kosong.

Pilih satu bentuk, dan periksa hasil akhirnya dengan menyaring tanggal lahir yang tahunnya di luar akal — misalnya di bawah 1900 atau di masa depan. Itu cara tercepat menemukan baris yang salah baca.

4. Hubungan keluarga tidak konsisten

Satu KK seharusnya punya tepat satu kepala keluarga. Yang sering terjadi: ada KK tanpa kepala keluarga karena orangnya meninggal dan belum diperbarui, atau justru dua kepala keluarga karena menantu ikut ditandai demikian.

Periksa dengan menghitung jumlah baris berstatus "kepala keluarga" per nomor KK. Yang hasilnya bukan satu perlu dilihat manusia.

5. Warga yang sudah pindah atau meninggal masih aktif

Data yang tidak pernah dibersihkan membuat jumlah penduduk di laporan selalu lebih besar daripada kenyataan. Yang benar bukan menghapusnya — riwayatnya masih diperlukan — melainkan menandai statusnya, sehingga ia keluar dari hitungan penduduk aktif tetapi tetap bisa ditelusuri.

Tiga pemeriksaan sebelum data dipindahkan

Sebelum menyerahkan berkas ke penyedia aplikasi, jalankan tiga pemeriksaan ini. Semuanya bisa dilakukan di Excel atau LibreOffice tanpa perkakas tambahan:

1. NIK kembar. Saring NIK yang muncul lebih dari sekali. NIK kembar hampir selalu berarti orang yang sama dimasukkan dua kali, bukan dua orang berbeda.
2. Kolom wajib yang kosong. Tentukan kolom mana yang tidak boleh kosong — biasanya NIK, nama, nomor KK, jenis kelamin, dan tanggal lahir — lalu hitung berapa yang kosong. Angka itu adalah pekerjaan yang tersisa, dan lebih baik diketahui sekarang.
3. Jumlahnya masuk akal. Bandingkan jumlah baris dengan jumlah penduduk menurut laporan terakhir. Selisih beberapa puluh wajar; selisih ratusan berarti ada data yang terpotong atau terduplikasi.

Yang tidak perlu dibereskan dulu

Sama pentingnya: jangan menunda pemindahan demi kesempurnaan.

Data pekerjaan, pendidikan, dan agama memang sering tidak seragam, tetapi kesalahan di sana tidak menghambat layanan. Ia bisa diperbaiki sambil jalan, setiap kali warga datang mengurus surat — dan justru cara itulah yang membuatnya benar-benar terperbarui, karena diperbaiki oleh orang yang datanya bersangkutan.

Yang wajib benar sejak awal hanya yang dipakai untuk mengenali orang: NIK, nama, nomor KK, dan tanggal lahir.

Siapa yang mengerjakan

Pemindahan data sebaiknya dikerjakan bersama: penyedia aplikasi menyiapkan bentuk berkasnya dan memindahkan, sedangkan yang memutuskan mana data yang benar tetap perangkat desa. Kami tidak pernah menebak data warga — kalau ada dua versi nama, kami kembalikan ke desa untuk dipilih. Kesalahan data kependudukan berbuntut panjang: ia menurun ke surat, ke laporan, dan ke bantuan sosial.

Sesudah pindah: jaga supaya tetap rapi

Tiga kebiasaan yang membuat data tetap bersih setelah dipindahkan:

• Satu pintu. Perubahan data hanya lewat aplikasi, tidak lagi lewat berkas Excel yang beredar di banyak orang. Begitu ada dua tempat menyimpan, keduanya akan berbeda dalam sebulan.
• Perbaiki saat bertemu. Setiap warga yang datang mengurus surat adalah kesempatan memeriksa satu baris data.
• Tinjau setahun sekali. Cocokkan jumlah penduduk aktif dengan laporan, dan periksa warga yang sudah lama tidak pernah muncul di layanan apa pun.

Bantuan pemindahan data

Kami membantu pemindahan data kependudukan dari berkas Excel maupun dari aplikasi desa versi lama, termasuk pemeriksaan kerusakan seperti di atas sebelum data masuk. Keterangan layanannya ada di halaman Web Aplikasi Desa; cara memakai menu kependudukannya sendiri ada di panduan kependudukan.